Zaplanuj swój czas metodą alpen

Masz problem z realizacją noworocznych postanowień? Trudno ci zorganizować efektywnie czas pracy? Pomoże ci metoda ALPEN, która jest wyjątkowo skuteczna przy planowaniu krótszych odcinków pracy. Jej zastosowanie sprawia, że przy niewielkim nakładzie czasu (10-20 minut dziennie) osiągniesz zaskakująco duże efekty.

Czas płynie nieubłaganie. W zasadzie już po wakacjach wielkimi krokami zbliżamy się do okresu bilansów i „zamykania” roku. Równocześnie rozpoczyna się czas planowania. Koniec roku i początek nowego to szczególny okres – wtedy właśnie niemal wszyscy planujemy mniejsze lub większe zmiany. Od jutra nie palę, nie jem słodyczy, nie pracuję w weekendy… Wiele tych deklaracji pozostaje tylko świąteczną obietnicą, którą składamy każdego roku.

Czy tak musi być? Oczywiście, że nie. Warto zadać sobie pytanie: Jak powinienem pracować nad sobą, aby skutecznie realizować zaplanowane zadania? Co zrobić, aby moje plany nie skończyły się tylko na dobrych chęciach? Planowanie to obszar, który warto doskonalić po to, abyśmy to my zarządzali naszym czasem, a nie czas nami.


Kto kradnie nasz czas?

Zacznijmy od niezauważalnego „wroga” dobrego zarządzania czasem, który często powoduje, że nawet najmisterniej ułożone plany nie trzymają się wyznaczonych przez nas ram czasowych. Dziś pochylimy się nad tzw. złodziejami czasu.

Często jest to niedostosowanie rodzaju wykonywanej pracy do osobistej wydajności w ciągu dnia. Co mam na myśli? Otóż podczas pracy indywidualnej (coaching menedżerski) z moimi klientami w obszarze zarządzania sobą w czasie analizujemy realizację konkretnych zadań w ciągu dnia. Wiele osób zaczyna dzień od realizacji prostych zadań, często tych przyjemnych. Realizacja zadań trudnych jest odwlekana w czasie, są one nieprzyjemne, stąd podświadomie unikamy ich, zwlekając często do ostatniej chwili. W efekcie wciąż martwimy się, myślimy o niezrealizowanym, trudnym czy nieprzyjemnym zadaniu, co powoduje stres.

Najlepszym, choć dość trudnym rozwiązaniem jest „szybkie zdarcie plastra”, tj. wykonanie zadania w pierwszej kolejności. Korzyścią jest ulga, którą odczuwamy po jego realizacji, dająca komfort podczas dalszej pracy oraz czas na ewentualne korekty czy zmiany. Jesteśmy różni i w tym obszarze. Znam wielu tzw. nocnych marków, którzy pracują chętnie i efektywnie nocą. Znam również wiele osób (sama należę do tej właśnie grupy), które wstają wcześnie rano i o poranku pracują z większą skutecznością. Znajomość swojej „dobrej pory” to prosta, ale bardzo ważna wiedza w obszarze zarządzania swoimi, osobisty, zasobami.

Warto świadomie zaplanować czas wykonania trudnego zadania w okresie największej osobistej wydajności w ciągu dnia. Jak możemy dowiedzieć się, kiedy pracujemy najefektywniej? Spróbuj zacząć od odpowiedzi na kilka ważnych, podstawowych pytań.

Jaka jest moja wydajność w ciągu dnia pracy? Czy z pełną świadomością robię sobie krótkie przerwy na „naładowanie akumulatorów”? Specjaliści w dziedzinie zarządzania zalecają 5-10 minut przerwy po każdej godzinie pracy. Twoja psychofizyczna sprawność podlega bowiem określonym wahaniom w ciągu dnia zgodnie z naturalnym rytmem.

Punkt najwyższej sprawności u większości osób osiągany jest przed południem. Ważna uwaga! Najważniejsze sprawy próbuj załatwiać właśnie w tym czasie. Zrób test, aby sprawdzić, kiedy twoja praca daje najszybciej pożądane efekty.

Przez okres 10 dni obserwuj swoją sprawność, od rana do wieczora. Zapisuj spostrzeżenia w tabeli. Otrzymasz swoją osobistą „krzywą sprawności”. Korzyścią dla ciebie na przyszłość będzie możliwość dostosowania planu pracy do poziomu sprawności, co z całą pewnością wpłynie na twoją efektywność. Oczywiście, nie zawsze będzie to możliwe w 100 proc., jednakże świadomość twoich możliwości w tym zakresie pozwoli ci bardziej świadomie korzystać z zasobów i bardziej efektywnie wykorzystywać czas.

Inną przeszkodą w sprawnym realizowaniu zadań są osoby, z którymi pracujemy, a które absorbują nas często swoimi sprawami, opowieściami itp. Lubimy na chwilę oderwać się od pracy, wydaje nam się, że to nam dobrze zrobi, odświeży umysł, pozwoli zdystansować się. Nic bardziej mylnego, zwłaszcza jeśli ta osoba absorbuje nas w czasie największej wydajności psychofizycznej i realizacji ważnego i trudnego zadania.

Oderwanie się od pracy na czas rozmowy to nie tylko przerwa, której czas zmierzymy zegarkiem. Oderwaliśmy się od realizacji zadania i będziemy potrzebować czasu, aby znów powrócić do pracy, skupić się ponownie, a to dodatkowy czas! Poproś zatem rozmówcę, aby odwiedził cię, kiedy skończysz realizację zadania. Asertywność jest bardzo ważną umiejętnością, która pomaga rozwijać się w obszarze zarządzania sobą w czasie. Jeśli powiesz: Pracuję teraz nad trudnym zadaniem, czy możemy wrócić do rozmowy, kiedy skończę o 12.00? Jeśli oderwę się teraz, nie skończę na czas. Tak przekazana informacja, z całą pewnością nie urazi osoby, która właśnie ma ochotę (i czas) na rozmowę z tobą.

Na koniec kilka istotnych, ogólnych sugestii do wykorzystania w codziennej pracy (metoda ALPEN).


Metoda ALPEN zakłada realizację 5 etapów:

Etap 1. Zrób zestawienie wszystkich zadań, które masz do realizacji.
Etap 2. Oszacuj czas, potrzebny do realizacji każdej z czynności.
Etap 3. Zawsze zaplanuj rezerwę czasową (20 proc.) na nieprzewidziane zdarzenia, ważne i pilne (a niespodziewane) zadania.
Etap 4. Ustal priorytety!
Etap 5. Kontroluj realizację zadań (bądź swoim bezwzględnym szefem!). Przenoś sprawy niezałatwione na inny termin.

Zawsze pamiętaj, że „czas jest najbardziej nieubłaganym i najmniej elastycznym czynnikiem naszej egzystencji.” (Tes W. Engstrom). Jeśli zatem, drogi Internauto, podejdziesz do planowania i realizacji zadań w sposób uporządkowany i świadomy, możesz powiedzieć: Wiem, dokąd zmierzam i co chcę osiągnąć! Życzę powodzenia w realizacji celów!

Autor: Izabela Wielicka

Komentarze