Czas to pieniądz

Dobra organizacja czasu w pracy to istotny element, bez którego nie tylko nie osiągniemy sukcesów zawodowych, ale i planowanych celów. Jak poradzić sobie z natłokiem zadań w pracy?

Planowanie pracy to pierwszy krok do efektywnego pracowania. Jeśli odpowiednio nie zaplanujesz swoich zadań i nie przypiszesz im priorytetów, może się to skończyć niewykonaniem ich w określonym czasie.


Wyznaczaj sobie cele, które są (zgodnie z regułą SMART):

Konkretne – wykonywana praca prowadzi do konkretnego efektu
Mierzalne – można zmierzyć efekt pracy
Ambitne – są dla ciebie wyzwaniem i osiągnięcie ich da ci satysfakcję
Realistyczne – są możliwe do osiągnięcia
Określone w czasie – można określić długość wykonywania pracy i czas osiągnięcia celu


Ustal priorytety – w tym celu podziel zadania na cztery grupy (zgodnie z Matrycą Eisenhowera):

ważne i pilne – te wykonuj w pierwszej kolejności
ważne i niepilne – te jako drugie
nieważne i pilne – wykonaj w trzeciej kolejności
nieważne i niepilne – jeśli wystarczy czasu, zajmij się czwartą grupą zadań


Bądź asertywny – nie daj się wykorzystywać szefowi ani współpracownikom. Wykonuj to, co należy do twoich obowiązków. Innym pomagaj, ale nie wykonuj zadań za nich, jeśli masz swoją pracę. Musisz nauczyć się odmawiać.


Deleguj zadania – nie próbuj na siłę zająć się wszystkim. Wiele osób na własne życzenie ma więcej pracy, gdyż nie ufa, że ktokolwiek inny może coś zrobić tak samo dobrze. Zaufaj ludziom i deleguj zadania, szczególnie jeśli masz takie możliwości.


Uważaj na przerywacze

Statystycznie co 7,5 minuty coś lub ktoś przerywa pracę – mogą to być przychodzące telefony, osoby, informacje przesyłane przez komunikatory. Jeśli masz coś ważnego do zrobienia, skup się jedynie na tym zadaniu. Z nieproszonymi gośćmi umów się na konkretną godzinę, a komunikatory sprawdź później. Pamiętaj, by nie przeszkadzać również innym pracownikom i nie wysyłać im w czasie pracy co 5 minut linków do śmiesznych filmików. To, że masz w tej chwili więcej czasu, nie znaczy, że współpracownicy również go mają.


Zachowaj porządek

Uporządkuj dokumenty i posegreguj je według statusu: ważne, pilne, do przeczytania, czekam na odpowiedź, do archiwizacji, do przekazania. W ten sposób zawsze znajdziesz, to czego potrzebujesz. Staraj się zachować porządek na biurku i w plikach komputerowych, tym samym zaoszczędzisz czas tracony na szukanie.

Autor: Oprac.AŁ

Komentarze